Automatiser pour éviter l’épuisement
L’automatisation n’est pas la solution à l’épuisement professionnel généralisé, mais elle ne peut pas nuire
L’épuisement professionnel et la dépression dans le monde du travail culturel et communautaire sont des enjeux que notre équipe rencontre sur une base quotidienne chez les organismes qu’on accompagne, et ce, depuis des années. On a même changé nos titres de postes pour « technoTHÉRAPEUTES » parce qu’on trouvait que la transformation numérique amenait plein de défis sur le plan humain et qu’il officialisait notre posture plus empathique.
Entre les tâches répétitives, le context switching (lorsque notre attention se déplace d’un contexte à l’autre), les délais serrés, l’hypervigilance (c’est-à-dire la peur d’oublier quelque chose) et la surcharge d’informations, les humains peuvent se sentir rapidement découragés. Ajoutons à tout ça la stagnation du financement, les demandes de redditions de compte toujours plus compliquées et le déficit structurel du milieu, et voilà tous les ingrédients pour faire une bonne vieille dépression.
On n’a pas de solution magique, mais on a trouvé des façons de réduire l’impact de ces facteurs irritants sur la vie des travailleuses et des travailleurs au quotidien : l’automatisation (et l’interopérabilité des systèmes).
Les tâches à faible valeur ajoutée d’abord
On a remarqué que notre clientèle n’avait absolument aucune passion pour réécrire une information dans quatre calendriers différents. Personne non plus ne capote sa vie à envoyer des rappels aux membres de payer leur cotisation ou encore à mettre à jour sa liste de membres entre un fichier excel et son infolettre.
C’est pourquoi il faut couper dans les tâches administratives chronophages, comme la gestion des courriels, la saisie de données ou le suivi des projets, pour mieux se consacrer aux tâches qui répondent vraiment à la mission de notre organisme – tsé LA mission qui a fait qu’on a voulu travailler à cet endroit-là particulièrement?!
Réduire la charge mentale et se créer un gros filet de sûreté
Imaginons qu’une personne qui travaille dans un obnl est un circassien en équilibre sur un fil de fer. Il y a de fortes chances que l’équilibriste vive moins de stress si un filet tout beau tout chaud l’attend en cas de chute.
Dans un contexte de travail, le filet, c’est le système qu’on met en place pour s’assurer que les choses se fassent quand elles doivent être faites : un gestionnaire de projet, un système de location de salles, un rappel automatique, etc.
On doit identifier les éléments qui créent le stress (la peur de tomber dans le vide, sans filet) et trouver des façons de les gérer et, si possible, de les supprimer (en mettant un filet, par exemple, ou en utilisant une grande perche).
Lors de la création d’un système, le principal défi à relever est la résistance des équipes qui, parfois, ne s’engagent pas dans le projet de manière égale causant ainsi des débalancements dans la charge de travail. Il y a donc des enjeux de gestion du changement dans ces projets. De notre côté, on essaie toujours de commencer par une petite réussite, pour donner le goût de continuer. On appelle ça une gestion agile.
Optimiser la communication et la gestion des tâches par des processus clairs
Lorsqu’on crée une automatisation, on doit cristalliser un processus. C’est une torture pour certaines personnes et c’est un exercice jubilatoire pour d’autres (surtout celles qui vivent de l’hypervigilance).
Bien que ce ne soit pas tout le monde qui aime l’idée de couler un processus dans le béton, on peut s’entendre pour dire qu’au moins, un processus figé, c’est clair pour tout le monde. Dans un contexte de travail, la clarté est essentielle, car elle chorégraphie le travail et tout le monde sait sur quel pied danser.
Par exemple, les notifications automatiques dans l’outil de clavardage, les rappels de réunions ou l’envoi des ordres du jour et des procès-verbaux sont des outils qui permettent de mieux organiser le travail et d’éviter les oublis. Un bon système d’automatisation garantit que chacune et chacun dispose des informations essentielles sans être submergé de courriels inutiles.
L’automatisation pour un environnement de travail plus sain
Chez 0/1 – Hub numérique, nous accompagnons les organisations dans l’intégration de solutions automatisées adaptées à leurs besoins. Notre clientèle n’est jamais trop petite et jamais trop immature numériquement. Nous avons à coeur de donner des outils qui fonctionnent – pas juste des pdf.
De la gestion des courriels, jusqu’au CRM, en passant par les campagnes Google Ads et par l’optimisation des processus internes dans une planification stratégique de cinq ans, nous vous aidons à prendre le dessus.
Si vous voulez, on peut se parler – nos bureaux sont en Estrie, mais on travaille avec toute la francophonie canadienne.
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