Gestionnaire Table

Un système de gestion intégré personnalisé

Chaque organisme est unique. C’est pourquoi Gestionnaire Table est pensé comme une base modulable : vous pouvez l’adapter à vos besoins internes, à vos processus existants et à votre vision organisationnelle.

Étant un organisme à but non lucratif ayant des activités de production et de diffusion artistiques, ainsi qu’une offre de services (le 0/1 – Hub numérique est la branche de services numériques de l’organisme Sporobole), nous savons que les activités des OBNL et des entreprises d’économie sociale sont plus souvent qu’autrement diverses, complexes et énergivores. L’ensemble des activités d’une organisation se compare à une usine qui crée des saucisses, du pain et des chandails, et ce, à petite, moyenne et parfois grande échelle. Le problème avec cette diversité de processus, c’est qu’elle incite à utiliser une diversité d’outils, ce qui rend la tâche administrative plus complexe.

Avec des processus aussi divers et des moyens aussi restreints, la solution qui s’est présentée à nous était de créer une plateforme structurante, mais aussi très flexible : Airtable est la solution que nous avons choisie pour mettre sur pied Gestionnaire Table.

Soyez autonomes

Chez 0/1 – Hub numérique, nous souhaitons autonomiser nos clientèles. Nous ne pouvions donc pas créer un système propriétaire dans lequel nos client-es auraient à nous demander la permission chaque fois qu’une virgule doit être changée. Avec Gestionnaire Table, un utilisateur moyennement habile avec le numérique pourra modifier ses propres outils et ajuster les paramètres de son système selon ses besoins.

Si on fait une comparaison avec la construction résidentielle, on peut dire que nous vous fournissons une maison avec une fondation, une toiture, des fenêtres et un système de chauffage, et c’est à vous de décider l’emplacement des chambres, la couleur des murs, etc.

Les points forts de Gestionnaire Table

1. Centralisation et structuration des données

• Unifie toutes les informations essentielles (contacts, interactions, projets, partenaires, membrariat, dons, location de ressources, etc.) en une seule base.
• Permet de relier facilement les contacts (individus et structures) aux projets, aux interactions, aux adhésions, aux dons et aux locations.
• Réduit la dispersion des fichiers et le travail en double grâce à des fiches centralisées accessibles depuis tous les modules.

2. Suivi des projets et gestion des tâches

• Permet de gérer les projets avec leurs tâches associées.
• Offre une chronologie visuelle de toutes les tâches pour planifier efficacement le travail de l’équipe.
• Intègre des suivis d’échéances avec des tableaux de bord personnalisés affichant les tâches en retard, à terminer aujourd’hui, à faire cette semaine, etc..

3. Gestion du membrariat et des dons

• Centralise toutes les adhésions avec leur historique et leur statut (actif, expiré).
• Enregistre et suit tous les dons reçus avec leurs détails (donateur, montant, date, type).

4. Gestion des locations de ressources

• Gère les demandes de location de salles et équipements avec un système de statuts (nouvelle demande, en traitement, confirmée, etc.).
• Permet de générer des devis et des factures avec calcul automatique des taxes par province.
• Offre un calendrier centralisé des occupations pour visualiser en un coup d’œil quand les ressources sont réservées.
• Permet d’intégrer le calendrier des occupations et le formulaire de demande de location directement dans votre site web pour faciliter les demandes externes.

5. Meilleure collaboration interne et accessibilité

• Permet à toute l’équipe d’accéder aux informations à jour en temps réel.
• Facilite l’accès à l’information avec des permissions adaptées aux différents membres de l’équipe.
• Offre des tableaux de bord personnalisés par utilisateur affichant les tâches assignées et les contacts à relancer.
• Facilite l’attribution des responsabilités et le suivi des tâches de l’équipe.

6. Automatisation et gain de temps

• Tableaux de bord dynamiques pour visualiser les tendances, les statistiques, les priorités du jour, de la semaine, du mois, etc.
• Formulaires d’inscription qui alimentent directement la base de données (pas de copier-coller).
• Création rapide et automatique de devis et de factures.
• Automatisation de certaines communications (envoi de devis/factures, rappel de renouvellement de membrariat, etc.).

7. Faites votre choix de modules

Chaque module fonctionne de manière autonome, tout en offrant la possibilité de créer des connexions fluides avec les autres modules de votre écosystème pour créer un système de gestion intégré. Vous choisissez les modules qui vous seront utiles et nous les personnalisons selon vos besoins.

Liste des modules :

1. CRM complet et centralisé
2. Gestion des projets
3. Gestion des espaces et des équipements
4. Gestion des locations
5. Gestion automatisée du membrariat
6. Suivi des dons
7. Rapports pour le CALQ
8. Gestion complète d’une boutique

Vous souhaitez voir l’outil en action?

Contactez-nous pour une démonstration ou pour discuter d’un accompagnement personnalisé. Vous pouvez également visionner les vidéos ci-dessous pour vous donner une idée des fonctionnalités de l’outil!

Vous n’êtes pas encore familier-ère avec Airtable? Découvrez l’outil en suivant nos formations pour utilisateur-trice débutant-e ou intermédiaire!

1. CRM complet et centralisé

Gérez efficacement tous vos contacts – artistes, membres, partenaires, donateurs, etc. – ainsi que les structures auxquelles ils appartiennent. Suivez chaque interaction et conservez un historique relationnel clair et détaillé. Grâce à ce module, vous pouvez segmenter votre réseau, suivre les engagements et assurer une communication fluide avec votre communauté.

2. Gestion de projets

Gardez une vue d’ensemble sur vos projets. Attribuez les tâches, fixez des échéanciers et suivez l’avancement de chaque étape avec clarté.

3. Gestion des espaces et des équipements

Gérez l’inventaire de vos salles et de vos équipements et sa réservation à l’interne. Vous aurez aussi accès à un calendrier collaboratif intégré qui facilite la coordination interne et vous évite les oublis.

4. Gestion des locations

Gérez vos locations d’espaces et d’équipements via un système clair et transparent. Les utilisateurs peuvent voir les disponibilités, les tarifs et faire des demandes de réservation. Un système d’approbation interne assure le bon déroulement des opérations.

5. Gestion automatisée du membrariat

Tous les achats d’adhésion effectués via Zeffy sont automatiquement intégrés dans le système, vous évitant toute saisie manuelle. Visualisez en un coup d’œil les statuts d’adhésion et envoyez des rappels aux membres dont l’abonnement arrive à échéance.

6. Suivi des dons

Les dons réalisés via Zeffy sont directement enregistrés dans le système, vous offrant une gestion centralisée des contributions financières. Vous aurez ainsi accès à un historique des dons et pourrez générer des rapports détaillés.

7. Rapports pour le CALQ (Conseil des arts et lettres du Québec)

Facilitez la production de vos rapports pour le CALQ grâce à une fonctionnalité d’exportation sur mesure. Avec des filtres adaptés, extrayez facilement toutes les données nécessaires, sans manipulation ni recherche fastidieuses.

8. Gestion complète d’une boutique

Centralisez et simplifiez la gestion complète de votre boutique avec des tableaux de bord, des outils de vente (point de vente intégré et connexion avec Zeffy pour capter automatiquement les ventes de la boutique en ligne) et des systèmes automatisés (gestion de l’inventaire, mouvements de stock, rapports de vente et relevés de paiement aux consignateurs).