Convention de nomenclature
✊ [Document collaboratif / en évolution]
Notre équipe n’a pas de formation en archivistique. Le document ci-présenté, comme la majorité de nos documents, sont collaboratifs et issus du processus de documentation de nos pratiques et de nos expériences avec notre clientèle en technothérapie; ils sont donc en constante évolution. Vous souhaitez nous faire part de vos suggestions, de vos pistes de réflexion?
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Arrêtez de créer une autre feuille Excel pour votre facturation car « c’est plus facile de le faire de zéro que de trouver le document » ou de refaire au complet l’affiche de votre événement annuel… à chaque année.
Une convention de nomenclature est une pratique qui encadre la façon dont on nomme nos fichiers et dossiers, permettant ainsi de maintenir une cohérence dans l’organisation de la documentation, ce qui favorise l’accessibilité à l’information.
Une bonne convention de nomenclature permettra* à votre équipe de :
🔮 Connaître le contenu d’un document sans l’ouvrir
📂 Trouver plus facilement des fichiers qui ont été déplacés de leur dossier d’origine (ou des fichiers dont on oublie l’existence!)
🚯 Ne pas faire du travail en double
♻️ Sauver de l’espace de stockage
🏕️ Partir en camping avec tout le temps qu’il reste
*Une convention qui est respectée, parce que sinon, c’est comme les contraceptifs : un oubli, et 9 mois plus tard, c’est le bordel!
Une responsabilité partagée
Les fichiers électroniques peuvent constituer la majorité des biens d’une entreprise; leur gestion est donc une responsabilité partagée par l’équipe qui les manipule.
L’accès aux fichiers électroniques ne devrait (généralement) pas se limiter à la personne qui les a créés!
Vous ne cacheriez pas l’issue de votre travail dans le sous-sol poussiéreux de votre employeur (ou dans le vôtre)… n’est-ce pas?
Source : https://xkcd.com/1459
Trois conseils pour la gestion du changement
Respecter une convention de nomenclature est un travail qui demande une certaine rigueur et qui peut décourager le personnel : c’est pourquoi la création d’une convention de nomenclature devrait se baser sur les pratiques déjà existantes et les besoins autant de l’entreprise, que des personnes qui y travaillent.
🗣️ Conseil no 1 : discutez avec les personnes qui travaillent avec des fichiers électroniques et développez la convention de nomenclature avec elles
Une convention de nomenclature est exactement cela : une convention; qu’on devrait créer et mettre en pratique ensemble, même si elle ne répondra jamais aux besoins de tout le monde.
👂 Conseil no 2 : prêtez une oreille attentive à vos collègues qui s’arrachent les cheveux à savoir si on écrit la date en format JJMMAAAA ou AAAAMMJJ
On va se le dire : prendre le temps de respecter des protocoles de gestion de documentation, c’est aussi passionnant que de créer ce document. C’est normal qu’on ne veuille pas le faire. Et c’est ok de pleurer avec vos collègues.
💭 Conseil no 3 : demandez au personnel de donner son opinion une fois la convention mise en place et faites des changements si nécessaire
Rendez une copie de votre convention de nomenclature disponible pour être annotée en cours d’utilisation par le personnel, et utilisez-la pour modifier la convention de commun accord, en cas de besoin.
Créer une convention de nomenclature
Une convention de nomenclature devrait être réfléchie selon les pratiques d’accès à l’information que vous cherchez à organiser.
Vous n’organiseriez pas votre bibliothèque à la maison avec les mêmes critères que votre garde-manger. Il en est de même avec vos documents électroniques 😉
Les moyens de recherche utilisés
Un premier élément à considérer lors de la création d’une convention de nomenclature est le moyen de recherche privilégié par chaque personne de votre équipe pour la localisation de fichiers.
À défaut d’avoir le lien exact d’accès du fichier que l’on cherche (soyons honnêtes, vous avez perdu le lien il y a longtemps dans le chat de l’équipe / dans la pile de post-its sur votre bureau / dans un document Word nommé « Document 1 » qui traîne dans vos Téléchargements depuis 3 ans et demi), il existe deux moyens pour localiser un fichier spécifique :
🗄️ Parcourir les dossiers
Cette option est pour certaines personnes la plus efficace : elle donne accès au fichier recherché et permet d’être dans l’environnement du fichier, ce qui optimise sans doute le travail.
Quand on trouve le cumin en cherchant la paprika, notre chili est toujours meilleur.
C’est aussi une excellente opportunité pour explorer organiquement les coins obscurs de votre serveur! Vous trouverez sûrement des documents pertinents oubliés, et vous serez en mesure de supprimer ou d’archiver ceux qui ne le sont pas.
Hygiène numérique 1️⃣ Pollution 0️⃣
🔎 Faire une recherche
Cette option est souvent la plus rapide, surtout si l’on connaît le nom du fichier (ou des éléments descripteurs du nom qui lui sont uniques).
Utiliser la recherche est une bonne technique pour savoir si vous avez MAL FAIT VOTRE TRAVAIL une convention de nomenclature efficace : si trop de documents non pertinents apparaissent dans vos résultats de recherche, vos noms de fichier sont sûrement ambigus.
La recherche peut s’avérer peu efficace, surtout dans les compagnies qui partagent une grande quantité de données, à moins qu’on la limite à des dossiers spécifiques (ce qui implique une manipulation supplémentaire).
« D’après un sondage effectué auprès d’un échantillon de 12 personnes (de l’équipe de 0/1 Hub numérique), 33,33 % des personnes utilisent la recherche, alors que 66,66 % parcourent les dossiers. »
Une convention de nomenclature devrait tenir compte de ces deux pratiques d’accès ainsi que de l’arborescence de fichiers de l’organisation : un fichier devrait donc être facilement découvrable autant à partir de la structure de dossiers que de la recherche.
💡 Même si les deux pratiques d’accès doivent être considérées, mieux comprendre comment vos collègues accèdent à l’information vous permettra d’adapter la convention aux pratiques courantes et de vous assurer qu’elle sera davantage intégrée dans votre équipe.
Les éléments descripteurs pertinents à votre organisation
Ok, ok, on y arrive : comment nommer les fichiers?
Le deuxième élément à considérer est le contenu de la recherche : qu’est-ce que l’équipe tape lors d’une recherche? Soit, quels sont les éléments descripteurs « parlants » pour les membres de votre organisation?
Les éléments descripteurs sont des mots ou des chiffres qui donnent des informations sur le contenu du document. Pour créer une convention de nomenclature, il est nécessaire de déterminer quels seront les éléments descripteurs (obligatoires et optionnels) qui composeront le nom d’un fichier, en tenant compte des pratiques d’accès.
💡 Les éléments descripteurs du nom devraient être suffisamment explicites pour que l’on puisse identifier le contenu du fichier sans devoir l’ouvrir
Peu d’éléments descripteurs, et le nom du fichier sera ambigu; trop d’éléments, et le nom du fichier polluera la recherche.
Le nom du fichier devrait être explicite même si celui-ci se trouve en dehors de son contexte d’origine, que ce soit car il a été déplacé de dossier, ou car il a été partagé individuellement à quelqu’un de l’externe.
Exemples d’éléments descripteurs
- Numéro de référence (ex. numéro de devis)
- Date/ référence chronologique
- Nom du client
- Nom du projet
- Objet du document
- Type de document (ex. sondage, rapport)
- Pays
- Langue
Des fichiers qui font référence à un événement récurrent devraient inclure l’objet du document (par exemple, rencontre d’équipe), la date et, s’il y a lieu, un dernier élément qui permette de distinguer un fichier de l’autre.
01_PlanMAJR_RencontreEquipe_2021-11-30.doc 01_PlanMAJR_RencontreEquipe_2022-01-14_Nomenclature.doc
Bonnes pratiques de nomenclature
Ordre des éléments descripteurs
🔡 Les fichiers sont, par défaut, organisés à l’écran en ordre alphabétique un caractère à la fois, comme dans un dictionnaire!
L’ordre des éléments descripteurs dans le nom du fichier devrait donc être réfléchi selon les pratiques d’accès
Si les fichiers sont cherchés selon la date, il serait pertinent de la mettre en premier (les fichiers seront alors organisés à l’écran en ordre chronologique).
Si les fichiers sont cherchés selon le numéro de devis ou le nom du client, (par exemple), ce sont ces éléments qui devraient être indiqués au début du nom.
🏗️ Organisez les éléments descriptifs du nom du plus générique au plus spécifique
Ainsi, le nom d’un client serait plus générique que l’élément descripteur « logo » (qui serait à son tour plus générique que le format ou la version du document).
Sporobole_Logo_RGB_250x250_vf.png
Longueur du nom
📏 Limitez la longueur du nom à 30 caractères autant que possible
Certains systèmes ou plateformes ne reconnaissent pas les longs noms!
💡 « DÉTAIL INTÉRESSANT »
Lire à la façon de Charles Beauchesne dans Les pires moments de l’histoire, balado qui a bien fait rire l’équipe de 0/1!
Les caractères du chemin d’accès au fichier s’ajoutent aux caractères du nom!
Les chemin d’accès au fichier comporte les noms de chaque dossier et sous-dossier dans lequel le fichier se trouve). Si cette « chaîne » d’informations comporte plus de 400 caractères, vos fichiers peuvent devenir inaccessibles ou corrompus!
💥 UN AUTRE « DÉTAIL INTÉRESSANT »
Saviez-vous que 0/1 a facilité une Cellule d’apprentissage expérientiel (ou CAE) en baladodiffusion dans le cadre du Plan MAJR, auprès de différents organismes de l’Estrie?
Des balado ont été produits par le Musée de l’ingéniosité J.A. Bombardier, la Maison des arts de la parole, le Centre d’art Rozynski, le Centre culturel Oscar Dhu, la Galerie d’art Foreman de l’Université Bishop’s et le Musée des Beaux-Arts de Sherbrooke 💯
Format de date, chiffres et caractères spéciaux
📅 Utilisez le format de date ISO 8601 : AAAAMMJJ
La norme ISO 8601 parle parfois de AAAAMMQQ; QQ étant des quantièmes.
Oui. C’est weird. Qui dit Q? 😉
🔣 N’utilisez pas de caractères spéciaux (et, idéalement, pas d’accents non plus!)
Alors que les lettres accentuées sont parfois reconnues, les caractères \ | / * ? $ ! ` ‘ « peuvent carrément rendre vos fichiers inaccessibles!
, ; . : # % & {} () [] <> \ | / * ? $ ! ` ' " @ + = ~
🔢 Utilisez un zéro devant les chiffres inférieurs à 10 afin d’assurer l’intégrité de l’ordre à l’écran (utilisez deux zéros si votre dossier comporte plus que 100 fichiers)
Souvenez-vous : les fichiers sont affichés en ordre alphabétique (1 et 10 précèdent 2!).
Sporobole_Logo_2021_v01.png Sporobole_Logo_2021_v10.pngSporobole_Logo-2021_v2.png
Format de date, chiffres et caractères spéciaux
🐍 Utilisez le trait d’union, le tiret bas (aussi appelé snake_case), le camelCase ou le PascalCase (plutôt que des espaces) pour séparer les éléments descripteurs et pour délimiter les mots à l’intérieur d’un même élément descripteur.
Choisissez une notation pour la séparation des éléments descripteurs et une autre pour la délimitation des mots à l’intérieur d’un élément descripteur.
🐪 camelCase : tous les mots, à partir du 2e, comportent une majuscule initiale
🐫 PascalCase (ou UpperCamelCase) : tous les mots comportent une majuscule initiale
🏷️ Identifiez clairement les versions des documents, qu’il s’agisse d’une version finale (vf) ou d’une version dirigée à un public spécifique
Si votre plateforme de travail collaboratif permet d’archiver différentes versions sous le même document, vous pouvez choisir de ne pas identifier les versions; mais attention, les dates des versions ne sont pas (toujours) facilement visibles.
01_nomenclature_2022-01_v01.pdf 01_nomenclature_2022-02-v02_vf.pdf
Autres éléments à considérer
🔠 Utilisez seulement des abréviations et acronymes connus dans votre environnement de travail (si des abréviations s’avèrent nécessaires, documentez-les dans une annexe Abréviations et acronymes à votre Convention de nomenclature)
📚 N’oubliez pas que vous pouvez utiliser différentes conventions pour différentes équipes!
📆 Dans le cas de fichiers où la date est un élément d’information importante et où la même date est applicable pour plusieurs documents (par exemple, pour des photos prises lors d’un événement), il est parfois souhaitable de nommer la date dans la structure des dossiers afin de ne pas allonger les noms des fichiers
🚧 Ce sera difficile de respecter la limite recommandé de 30 caractères tout en gardant le nom du document suffisamment explicite, mais essayez lorsque possible!
5694_OrfordMusique_MAJR_Migration fait 33 caractères
5698_Uplands_DirectionTechnique_2023_v03_vf fait 43 caractères
Sporobole_Logo_RGB_Couleur_2022-02-01 fait 37 caractères
Références
Les ressources suivantes sont en anglais, mais elles nous ont servi d’inspiration!
Nous partageons donc à notre tour :
1️⃣ Naming Conventions (The University of Edinburgh)
2️⃣ Naming Conventions for Electronic Files and Folders (York University)
3️⃣ Naming System for ACHPR (Huridocs) (exemple de convention)
Partageons nos expériences!
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