Arborescence
✊ [Document collaboratif – en évolution]
Notre équipe n’a pas de formation en archivistique. Le document ci-présenté, comme la majorité de nos documents, sont collaboratifs et issus du processus de documentation de nos pratiques et de nos expériences avec notre clientèle en technothérapie; ils sont donc en constante évolution. Vous souhaitez nous faire part de vos suggestions, de vos pistes de réflexion?
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« Je pense que ça va déstabiliser certaines personnes. »
[qui, avec raison, pensait à son équipe et à la gestion du changement]
« Je pense que ça vaudrait peut-être la peine de déstabiliser. »
[qui, rendu là, savait que c’est en éveillant ces discussions que l’on arrive à faire changer les choses]
L’arborescence, c’est la « représentation hiérarchique de données à partir d’une seule source (racine) » (Usito, 2023).
L’arborescence de fichiers se traduit alors par la création de dossiers et de sous-dossiers qui permettront d’organiser les données d’une organisation.
Comprendre les enjeux
La technique
« Les fichiers électroniques peuvent constituer la majorité des biens d’une entreprise; leur gestion est donc une responsabilité partagée par l’équipe qui les manipule. L’accès aux fichiers électroniques ne devrait (généralement) pas se limiter à la personne qui les a créés!” »
👉 Votre système de classification de fichiers électroniques devrait être logique, facile à retenir et utilisé par tout votre personnel (si vous souhaitez qu’il survive au roulement de ressources humaines!)
Les humains
« Je n’aime pas courir après le monde pour avoir des documents »
Voilà une phrase qui revenait souvent dans un exercice fait auprès de l’équipe d’Orford Musique. D’un côté, l’équipe comprenait l’avantage des dossiers existant sous une arborescence commune : cela permettrait l’accessibilité des documents. De l’autre, notre technothérapeute remarquait ce qu’il a appelé le « sentiment d’appartenance à un fichier », soit, la crainte que d’autres membres de l’équipe « jouent » dans « nos » dossiers, fassent des erreurs ou, même, aient accès à des documents brouillon qui ne représentent pas bien le travail de la personne en question.
❤️🔥 Les pratiques d’arborescence (tout comme celles de nomenclature!) peuvent engendrer des sensibilités au sein de l’équipe. En effet, il s’agit de conventions qui répondent aux besoins généraux de l’organisation, mais qui peuvent parfois être contraignantes aux pratiques individuelles.
Il est donc important de poser des questions et de prendre le temps d’écouter votre équipe; c’est ainsi qu’on peut identifier les appréhensions, et savoir si celles-ci sont issues d’un manque de compréhension, ou bien d’un écart entre la pratique proposée et la réalité du personnel et de l’organisme.
👉 Toute pratique qui contraigne des individus à une procédure devrait être crée et révisée (puis, adaptée) en équipe, afin d’en faire un contrat commun, où chaque personne s’engage à faire des compromis individuels dans le but d’une efficacité organisationnelle.
« On va se le dire : prendre le temps de respecter des protocoles de gestion de documentation, c’est aussi passionnant que de créer ce document. C’est normal qu’on ne veuille pas le faire. »
Définir l’exercice
Quelques éléments de vocabulaire pour que vous puissiez expliquer à votre équipe votre désespoir lorsque vous ouvrez l’explorateur de fichiers.
Documents actifs
Documents utilisés dans les activités quotidiennes. Ces documents devraient être accessibles très rapidement puisqu’ils sont consultés régulièrement.
Par exemple : budgets, plans de logistique, images pour les communications, etc.
Documents semi-actifs
Documents de référence. Ces documents seront nécessairement réutilisés à court ou à moyen terme.
Par exemple : procès verbaux récents, états financiers, modèles, etc.
Documents historiques
Documents essentiels à la structure de l’organisme qui sont conservés pour leur valeur historique, pour des communications éventuelles ou pour la mémoire collective.
Par exemple : premières coupures de journaux, anciens logos, vieilles photos, etc.
Largeur
La largeur d’une arborescence est représentée par le nombre de dossiers qu’elle contient à un même niveau.
Profondeur
La profondeur d’une arborescence est représentée par le nombre de niveaux (de sous-dossiers) qu’elle contient.
Chaque fois que vous entrez dans un sous-dossier, vous descendez un peu plus profondément dans votre arborescence (un fichier est très profond quand on doit traverser de nombreux sous-dossiers avant de le retrouver).
Temps d’accès moyen
Le temps passé à parcourir l’arborescence pour ouvrir un fichier est égal au produit :
- du nombre de clics (nombre de dossiers à traverser + le fichier à ouvrir)
- du temps que nos yeux prennent pour trouver un sous-dossier dans le dossier
- du temps nécessaire pour cliquer sur l’élément
Dans l’optique où nous cherchons à minimiser le temps d’accès moyen aux documents (on veut passer le moins de temps possible, en moyenne, à parcourir l’arborescence), il est utile de garder cette petite formule en tête!
Créer une arborescence
Les étapes
1️⃣ Imagination de l’arborescence
🕐 Environ 5 h
…mais ça dépend beaucoup de la taille de l’organisme et de la quantité (et complexité) des fichiers à gérer!
2️⃣ Création des premiers niveaux et attribution de droits
Du plus contraignant au plus ouvert, les types de droit se classifient en :
- Lecture
- Commentaire
- Modification
- Administration
Les spécificités associées à chaque type de droit peuvent changer selon vos besoins!
3️⃣ Détermination de l’ordre de migration
4️⃣ Formation de l’équipe
5️⃣ Migration
6️⃣ Vivre avec les erreurs!*
« Vivre avec les erreurs, c’est aussi reconnaître qu’il y a des choses qui risquent de changer […] [il est] important donc de voir les tendances […] si les gens n’appliquent pas une règle X d’arborescence et que tout le monde fait la même erreur, [il est] peut-être important de changer la règle! »
« Je me place plutôt comme animateur […]. Généralement ils [les organismes] ont une bonne idée de ce qu’ils veulent, ce qui les irrite, etc […] ça démarre très naturellement. »
« Je suis là pour accompagner dans l’arborescence, je vais pas non plus aller gratter dans les façons de faire de la personne des finances. »
« On vient pas foutre le bordel là-dedans, la personne est [déjà] organisée et ça va marcher. »
Les éléments à considérer pertinents à votre organisation
👉 Déterminez quels membres de l’équipe seront des ressources dans le processus et créez un comité avec elles
🚧 Le plus grand l’organisme, le plus de chances de lacunes dans la représentation des besoins, enjeux et craintes de l’entièreté du personnel
« Avec Orford Musique, comme l’organisme est très grand […] il a forcément eu des personnes qui ont été mises de côté. »
❤️🔥 À la recherche de leaders positifs? C’est plus facile quand on considère tout le monde!
Malgré la tendance (qui semble logique) d’exclure les néophytes en informatique des processus qui impliquent ce type de technologies, donner le droit de parole aux personnes qui se sentent le moins outillées est parfois exactement la démarche que l’on doit privilégier afin de faciliter la gestion du changement.
👉 Identifiez la bonne personne pour la gestion des accès
Existe-t-il une personne à rôle davantage « neutre » qui pourrait s’en occuper?
👉 Réfléchissez à l’utilisation individuelle et de groupe des dossiers existants
Les membres du personnel travaillent-ils surtout en silo, ou en équipes? Quels sont les dossiers utilisés pour chacune de ces situations?
👉 Choisissez entre une arborescence par départements ou par projets, selon vos besoins : si vous travaillez en silo dans vos différentes fonctions ou collectivement sur des projets, votre arborescence devrait le refléter!
💡 Pssstt! Vous pouvez faire une liste pour/contre pour chaque pratique!
Par département
Admin
↳ Projet 1
Comms
↳ Projet 1
Par projet
Projet 1
↳ Admin
↳ Comms
Projet 2
↳ Admin
↳ Comms
👉 Évaluez qui doit avoir accès aux dossiers et regroupez les personnes en groupes d’accès par types de droits
Pensez également à qui ne doit pas avoir accès à certains dossiers ou documents.
N’oubliez pas les collaborations externes (CA, organismes partenaires, etc.)
Bonnes pratiques d’arborescence
Les humains (et oui, encore… on travaille quand même avec!)
« Une personne de mon équipe est craintive de la sécurité des données sur Microsoft en ligne [et] je n’ai pas de compétences techniques pour avoir de la crédibilité [pour lui répondre] »
[qui posait des questions à nos technothérapeutes, dans le but de rassurer son équipe]
« Les données sont beaucoup plus à risque de l’utilisation que les gens peuvent faire des systèmes; imaginez un ordinateur qui contient des documents [qui ne sont pas dans un disque infonuagique] et qui n’a pas de mot de passe! »
👉 Faites une liste de pains & gains, soit, des avantages et désavantages que les membres de votre équipe identifient au sujet de la pratique.
Cet exercice est particulièrement pertinent auprès de grandes équipes!
C’est lors d’un tel exercice que vous aurez la chance d’identifier des doutes et des appréhensions, et que vous pourrez répondre aux questions soulevées.
👉 Discutez des enjeux impliqués lorsqu’on dépose les documents d’une organisation dans un dossier personnel, et lorsqu’on dépose des documents personnels dans un ordinateur du travail et engagez-vous à respecter la vie privée de votre personnel
Que vous le prévoyiez ou pas dans votre politique, il risque d’avoir des documents personnels dans les ordinateurs de l’organisation (d’autant plus dans un monde de télétravail!).
« Je pense que ce qu’ils [les gens] aiment savoir, c’est que [leurs documents personnels,] c’est vu par personne. Par exemple, Orford Musique, dans les politiques internes, a décidé que les espace personnels étaient complètement supprimés au départ d’une personne »
Largeur et profondeur
👉 Créez un document partagé pour réfléchir aux niveaux d’arborescence
Dans certains cas, vous pouvez prendre le temps de réfléchir au premier niveau, et que le reste de l’arborescence soit déterminée de façon évolutive!
💡 L’arborescence devrait être intuitive : la « prédictibilité des dossiers » permettra d’assurer l’usage et la pérennité de votre démarche
La prédictibilité des dossiers implique la facilité d’une personne qui n’a jamais travaillé avec vos dossiers à trouver un document donné.
👉 Limitez la largeur du dossier à ce qui peut être vu dans l’explorateur de fichiers
Si l’arborescence est trop large et peu profonde, il y aura trop de choix et la recherche sera difficile; visez un équilibre!
👉 Gardez au minimum la profondeur de l’arborescence (un chemin d’accès trop long peut d’ailleurs empêcher la synchronisation de documents!)
Encadrez dans votre arborescence ce qui se passe dans les 3 à 5 premiers niveaux, et laissez libre cours aux particularités des dossiers dans les niveaux plus profonds
« Après 9 niveaux, le fichier est aussi bien que perdu »
👉 Réfléchissez bien avant de choisir une classification par année : elle s’avère rarement intuitive à moyen terme et elle amène souvent des doublons!
C’est facile de classer par année quand on se souvient bien des dates, mais cette classification n’est pas toujours intuitive pour toute l’équipe, d’autant plus au fur et à mesure que le temps avance et la mémoire fait défaut! 😉
👉 Utilisez une structure identique pour tous les sous-dossiers : ainsi, les informations seront toujours présentées de la même façon, ce qui facilitera la compréhension et le respect de l’arborescence
Une troupe de théâtre pourrait avoir, pour chacun de ses projets, une arborescence semblable à :
Projet 1 ↳ Logistique ↳ Financement ↳ Création
👉 Utilisez des dossiers d’archive pour les dossiers ou les documents historiques qui se trouvent dans une arborescence très large
Un dossier « Projets » pourrait contenir plusieurs sous-dossiers ou documents
qui sont déplacés dans un sous-dossier « Archive » une fois que le projet est terminé.
Transfert de connaissances
Simplement parlant : créez des procédures!
Sous quelles modalités l’arborescence sera-t-elle revue (et s’il y a lieu, modifiée)?
👉 Créez une politique d’utilisation qui explique la raison d’être et le fonctionnement de l’arborescence
Vous pouvez créer un document à deux colonnes : la colonne de gauche contient l’arborescence, et la colonne de droite explique le type de contenu de chaque dossier!
👉 Déterminez comment vous comptez garder une conformité : qui s’assure de la conformité de l’arborescence (et du ménage, si nécessaire)?
En gros, comment allez-vous garder le processus vivant 🌱 sans créer une police de l’arborescence👮?
« C’est un peu la responsabilité de tout le monde […] même si c’est important qu’il y ait quelqu’un qui vérifie; [c’est] important aussi que toute l’équipe signale des manquements. »
💡 Au début de la transition, l’équipe responsable de la conformité peut créer des alertes dans les dossiers afin d’être informée lorsque de nouveaux fichiers y sont déposés
👉 Mettez en place un protocole de passation de savoirs
Quand une nouvelle personne arrive en poste, faut-il lui donner une formation sur l’arborescence? Si oui, qui en est responsable?
Logistique
👉 Commencez la migration par les dossiers les plus faciles à migrer, et les équipes les plus ouvertes au changement
🚧 L’idéal n’est parfois pas réaliste : Faire la migration en plusieurs étapes, c’est possible!
Du point de vue technique, une migration faite dans le but de respecter une nouvelle arborescence devrait se faire plutôt rapidement, afin d’éviter la duplication ou la perte de fichiers. Cependant, cette pratique ne tient pas compte des enjeux de gestion de changement, qui exigent que l’on écoute le rythme des humains au coeur de ces changements organisationnels.
« [C’est possible de faire une migration] au fur et à mesure, aller chercher les documents et les transférer à mesure qu’on les utilise; comme ça c’est plus organique. »
Chez Orford Musique, par exemple, le serveur local a été gardé pendant un certain temps : le personnel a eu la possibilité de rapatrier des documents tranquillement et, après un moment, les accès aux serveurs personnels ont été coupés.
🚧 Malgré toute votre préparation, et toute votre flexibilité, vous ne pourrez pas tout prévoir, et c’est correct 🤷🏻♀️
« J’ai un peu l’impression d’avoir perdu un peu trop mon temps à essayer de préparer à l’avance […] les vrais enjeux ressortent en direct. »
Partageons nos expériences!
👊 Vous voulez contribuer à ce document et inspirer d’autres organismes qui commencent leur réflexion?
Partagez-nous votre arborescence ou votre expérience!