Une ancienne machine à calculer

La transformation numérique de Solution Budget Plus

Histoire de succès : Choisir l’économie sociale – La transformation numérique de solution budget plus

Enseigne de façade chez Solution Budget Plus

Cet article a été rédigé par l’équipe de Solution Budget Plus (un gros merci à Axel!). Il est aussi publié sur le site du Pôle d’entreprenariat collectif de l’Estrie

Que fait concrètement notre équipe de technothérapeutes lors de ses interventions auprès des organismes? En quoi consiste une mise à jour des outils et des stratégies numériques? C’est ce qu’on raconte dans notre série d’histoires de succès!

Un défi de transformation

Solutions Budget Plus est une entreprise d’économie sociale spécialisée en budgétisation, aide en impôts et en éducation financière. Confrontée à une importante augmentation du volume d’achalandage lors de la période des impôts, l’entreprise a souhaité améliorer son efficacité en procédant à un changement drastique : passer d’un système entièrement papier à un processus informatisé. Un tournant majeur pour un processus reposant en grande partie sur des bénévoles retraités dont certains ont un inconfort avec les outils informatiques.

Pour relever ce défi, Solutions Budget Plus s’est tournée vers l’équipe de spécialistes de 0/1 – Hub Numérique, une entité de Sporobole qui a pour mission d’accompagner les organisations dans l’acquisition d’expertises numériques. Soucieux d’avoir un impact significatif, positif et durable dans l’organisation, l’équipe de technothérapeutes du 0/1 – Hub Numérique a démarré avec enthousiasme l’accompagnement avec Solutions Budget Plus.

Les résultats sont là, en plus d’une importante réduction du nombre d’erreurs, les bénévoles de Solutions Budget Plus peuvent maintenant remplir une déclaration standard six fois plus vite qu’avec le système précédent !

« Ces mandats sont particulièrement passionnants ! J’adore la transformation organisationnelle : ce sont des défis importants, complexes et pleins de contraintes. Mais ils ont un impact profond pour l’organisme concerné! » – Rémi Barbalat, technothérapeute en infrastructure numérique – 0/1 – Hub Numérique

Un mandat en plusieurs étapes

Les équipes des deux entreprises ont réalisé une série de rencontres en personne afin de définir correctement le mandat et d’assurer une bonne compréhension du service d’aide à l’impôt et de ses particularités. Grâce à la vision très claire de Solutions Budget Plus et l’expertise tant humaine que technique de l’équipe du 0/1 – Hub Numérique, des solutions simples et concrètes ont pu être identifiées et mises à l’essai.

Les équipes sont passées rapidement de la théorie à la pratique en mettant en place les différents ordinateurs et les systèmes de la nouvelle chaîne de travail. Les bénévoles ont été formés au fur et à mesure et ont pu s’approprier le nouveau système à leur rythme. Bien qu’un processus papier ait été conservé au besoin, tous les bénévoles ont adopté les outils numériques.

L’équipe professionnelle de Solutions Budget Plus a bénéficié de plus de formations techniques afin que l’organisation demeure autonome et continue de tenir les rênes de sa propre transformation numérique. Pour 0/1 – Hub Numérique, l’autonomisation est une étape cruciale : un projet n’est réussi que lorsque le client s’est totalement approprié ses nouveaux outils et est en mesure de les ajuster par lui-même.

Soirée de lancement de l’édition 2024 du service d’impôt avec tous les bénévoles participants, en présence de la députée de Sherbrooke Christine Labrie.

« L’équipe du HUB Numérique a développé de nouveaux outils pour nous, mais ils ont aussi proposés des solutions intégrant nos pratiques actuelles. Ils ont été très sensibles à notre réalité et où nous en étions dans l’équipe. » – Lisa Diallo, agente de soutien aux bénévoles et aux activités – Solution Budget Plus

Un partenariat à succès

Une saison d’impôts plus tard, Solutions Budget Plus est très satisfaite du résultat! En plus d’avoir très bien intégré les nouveaux outils et les nouveaux réflexes, l’organisation est parvenu à considérablement augmenter l’efficacité de la prise d’information de ses clients. Alors qu’une déclaration standard prenait en moyenne une trentaine de minutes par le passé, le nouveau système permet de remplir une déclaration en 5 à 7 minutes. À cela, il faut ajouter la forte diminution du nombre d’erreurs, notamment celles reliées à la compréhension des informations lors de la rédaction des déclarations.

Tant Solutions Budget Plus que le 0/1 – Hub Numérique soulignent que l’écoute mutuelle est l’un des facteurs clés du succès de leur partenariat. Cela a permis de rester collé aux besoins et à la réalité du client, tout en développant une vision partagée du projet. Pour les technothérapeutes du 0/1 – Hub Numérique, ces mandats ont une grande dimension humaine; soutenir les personnes et les équipes dans leurs relations avec les ordinateurs, sans jugement et avec bienveillance.

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